H2020 – Registracija organizacije

H2020 - Prijava organizacije

Tekst H2020 – Registracija organizacije objašnjava postupak registracije organizacija u postupku aplikacije za finansije iz programa H2020.

Pre nego što se prijavite za istraživanja podnošenjem ponude projekta, sve organizacije (partneri) uključene u projekat prvo moraju biti registrovane od strane Komisije. Kada organizacija nema status pravnog lica, njeni predstavnici moraju dokazati da imaju kapacitet da preduzmu zakonske obaveze u ime organizacije i da organizacija poseduje osnovne finansijske i operativne kapacitete za uspešno ispunjavanje obaveza vezanih za učešće u H2020 projektima.

H2020 – Registracija organizacije

Ako već imate korisnički nalog na Portalu učesnika (eng. Participant Portal ), možete se odmah ulogovati i registrovati vašu organizaciju na strani Registra korisnika (eng. Beneficiary Register page).
Ukoliko ste novi na Portalu, morate prvo napraviti korisnički nalog ( eng. ECAS account), pre nego što započnete proces registracije.

Da biste registrovali organizaciju, morate obezbediti informacije o njenom pravnom statusu i finansijama. Vodič ,,IT kako da“ (eng. ,,IT How to“) na strani Registra korisnika će vam reći koje su vam informacije potrebne.

Strana registracije korisnika sadrži upitnik koji omogućava utvrđivanje da li je organizacije malo ili srednje preduzeće MSP u skladu sa preporukama EU 2003/361/EK) i da li može da se prijavi za finansiranje u okviru programa H2020. Moraćete da unesete finansijske podatke iz poslednjeg odobrenog obračunskog perioda vaše organizacije ili neke druge organizacije koja je direktno ili indirektno mogla povezna sa njom. Imajte na umu da ukoliko vaše preduzeće nije potvrđeno kao MSP u poslednje dve godine, sistem za prijavljivanje neće dozvoliti da nastavite sa aplikacijom pre nego što popunite MSP upitnik na stranici Registra korisnika i rezultat pokaže da je vaše preduzeće MSP. Ipak, ukoliko MSP status nije važan kriterijum, možete proglasiti takav status na stranici Registra korisnika iako niste popunili upitnik.

Proces registracije možete prekinuti u bilo koje vreme. Takođe, podaci koji se upisuju mogu biti sačuvani kao nacrt, pa registraciju možete nastaviti kasnije. Nepotpuni nacrti registracije biće automatski izbrisani posle godinu dana.

Nakon registracije, vaši podaci moraju biti prihvaćeni od strane Tima za proveru ispravnosti servisa (eng. Validation Service team). Ako želite da učestvujete u ponudi projekta, vaša organizacija mora biti registrovana i mora imati devetocifreni identifikacioni kod učesnika (eng. Participant Identification Code PIC ). Ovaj kod morate citirati u čitavoj prepisci sa komisijom.

U početku osoba koja je registrovala organizaciju (eng. self-registrant person) može da podnese dopune i ispravke (uz odgovarajuću prateću dokumentaciju) na stranici Moje organizacije (eng. My organisations). Kasnije će ovo biti zadatak imenovanog predstavnika pravnog lica (eng. Legal Entity Appointed Representative LEAR), ili osobe koje imaju ulogu administratora u ovoj organizaciji.

Potvrda registracije

Ako je vaša ponuda uspešna, Komisija mora da proveri i potvrdi informacije koje ste naveli prilikom registracije organizacije. Moraju se razjasniti svi detalji i podneti prateća dokumentacija (na stranici Moje organizacije). Ugovor o subvenciji se ne može potpisati dok se ovo ne ispuni.

Da bi dobila neophodne informacije, Komisija će kontaktirati osobu koja je registrovala organizaciju. Prvo će proveriti da li je vaša organizacija zakonski priznata (eng. legal existence) i da li ima neophodan pravni status da konkuriše za finansiranje. U nekim situacijama proveriće da li finansije vaše kompanije odgovaraju kriterijumima H2020 (eng. financial capacity).

Za potvrdu registracije, od vas će se tražiti da obezbedite preteću dokumentaciju koja će pokazati sledeće:

  • pravni naziv
  • pravni oblik
  • pravnu adresu – adresu sedišta, ili za pojedince adresu prebivališta

Dokumenta možete podneti na bilo kom službenom EU jeziku. U slučaju korišćenja nekog drugog jezika, od vas se može tražiti da dostavite engleski prevod dokumenata. Dostavljena dokumentacija mora biti skorijeg datuma, ne starija od šest meseci. Dokumenta možete podnositi u elektronskoj ili štampanoj formi.

Potrebna dokumentacija

Za pojedince tj. fizička lica:

  • kopija važeće lične karte ili pasoša;
  • ako je lice u PDV sistemu, dokaz o tome.

Za organe državne administracije:

  • kopiju odluke, zakona, uredbe o osnivanju organa, ili neki drugi zvanični dokument koji potvrđuje njegov status javnog organa;
  • ako je organ registrovan u sisteu PDV -a, dokaz o tome ili dokaz o oslobađanju od PDV-a.

Za preduzeća i druge vrste organizacije:

  • kopiju svakog službenog dokumenta (npr. Službeni glasnik, registar kompanija) koji pokazuje pravni naziv, adresu i nacionalni matični broj;
  • kopija dokumenata za registraciju PDV-a (samo ukoliko je organizacija registrovana u okviru PDV sistema, a PDV broj se ne pojavljuje na zvaničnom dokumentu). Ako organizacija nije registrovana, mora se priložiti dokaz o oslobađanju od PDV-a.

Za mala i srednja preduzeća (MSP, eng. SME):

  • Status MSP se može potvrditi na osnovu izjašnjavanja u upitniku na stranici Registra korisnika na Portalu učesnika. Ovaj upitnik vam omogućava da sami odredite svoj status.
  • Ukoliko je status MSP kriterijum za učešće u programu i zasnovan na podacima iz MSP upitnika, možete zahtevati potvrdu statusa. U ovom slučaju, ali i u slučaju naknadnih provera ili revizije, sledeća dokumenta moraju biti dostavljena:
    • bilans stanja, obračuni prihoda i rashoda, informacije o zaposlenima kao i informacije o povezanim ili partnerskim kompanijama);
    • samodeklaracija, uključujući i bona fide procenu (u obliku biznis plana) koji je postignut u toku jedne finansijske godine, u slučaju da se radi o novoosnovanom preduzeću (npr. startap kompanije) koje još uvek nema zatvorene račune;
    • deklaracija izvršenog ulaganja i verovatno očekivani prinos, koji će pokazati da se vaše preduzeće bavi ekonomskom aktivnošću, uprkos nedostatku prometa (ako ste preduzeće čija aktivnost podrazumeva dugogodišnje prisustvo na tržištu).

Nakon provere, vaša registracija i status biće potvđeni u Registru korisnika, i dobićete konačni identifikacioni kod učesnika (engl. Participant Identification Code PIC).

Imenovanje predstavnika organizacije

Paralelno sa potvrdom registracije vaše organizacije u Registru korisnika, njen zakonski zastupnik (npr. direktor kompanije, rektor univerziteta) mora da imenuje predstavnika organizacije (eng. Legal Entity Appointed Representative LEAR ). Njegovu funkciju izvršava član administrativnog osoblja u centralnoj upravi organizacije.

Lice imenovano kao pravni zastupnik i prihvaćeno od strane Komisije ovlašćeno je da upravlja pravnim i finansijskim informacijama o njegovoj/njenoj organizaciji na Portalu učesnika, i da upravlja pravom pristupa osobama u njegovoj/njenoj organizaciji i imenuje predstavnike njegove/njene organizacije za elektronsko potpisivanje sporazuma o donaciji ili finansijskih izveštaja preko Portala učesnika.

Imenovani predstavnik pravnog lica:

  • može da obezbedi ispravke informacija i snabdevanje relevantnim dokumentima o organizaciji preko Portala učesnika;
  • vodi računa o ažuriranju informacija;
  • može videti i preuzeti sva dokumenta koja se odnose na pravne i finansijske podatke svoje organizacije i H2020 status;
  • može preneti pravo pristupa na druge kolege u organizaciji;
  • ima uvid u sve projekte i ponude u kojima organizacija učestvuje, kao i uloge koje u projektima imaju njegove kolege;
  • mogu indirektno, preko Helpdeska, ispraviti netačne informacije o ulogama kolega u projektima;
  • mogu dodeliti uloge Pravnog potpisnika (eng. Legal Signatories) i Finansijskog potpisnika (engl. Financial Signatories) korisnicima u organizaciji i održavati ove liste aktuelnim.

Pogledajte detalje u odeljku Uloge i prava pristupa (engl. Roles and access rights).

Tamara Mitrović

Asistent redakcije PravoIKT. Diplomirani filolog. Zadužena za kvalitet tekstova, društvene mreže i odnose sa medijima.

  • twitter